Правила составления электронного письма

Существуют различные правила составления электронных писем. Представляем вам некоторые из них.



Следует быть лаконичным, целеустремленным.


Не следует писать длинные письма без необходимости. Не забывайте, что читать электронное письмо сложнее, чем бумажное.



Ответьте на все имеющиеся вопросы и предугадайте последующие.


Следует ответить на все вопросы, указанные в письме. В противном случае в следующий раз вы опять получите эти же вопросы.



Необходимо следить за правописанием и знаками препинания.


Ошибки в тексте указывают на степень вашей грамотности.

Не задерживайтесь с ответом.


Все письма должны быть отвечены в течение 24 часов.

Не надо добавлять ненужные файлы.


Отправив слишком объемный файл вы можете надоесть собеседнику. Поэтому следует укорачивать файлы. Кроме этого у вас должен быть хороший антивирус, чтобы не заразить компьютер собеседника вирусом.



НЕ НАДО ПИСАТЬ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ (CAPSLOCK)


ЭТО МОЖЕТ ВЫГЛЯДЕТЬ БУДТО ВЫ КРИЧИТЕ.



Не разрывайте цепочку писем.


Всегда пользуйтесь функцией Reply.

Если вы получаете много писем, вы можете не запомнить обсуждаемую тему в каждом из них. Поэтому всегда следует делать Reply. Не пишите новое письмо. Так вы усложните себе задачу при поиске.



Если вы отправляете письма нескольким адресатам, не следует писать все адреса в разделе То. Этому есть две причины: во-первых, получатель знает, что вы отправили не только ему. Во-вторых, вы распространяете адреса получателей без их разрешения. Для этого следует писать их адреса не в То, а в ВСС. В этом случае получатель письма видит, что вы отправили письмо только ему.



Обращайте внимание на сокращения и эмоции.


При составлении бизнес письма не используйте сокращения, такие как BTW (bytheway) или же LOL (laughoutloud). Потому что получатель письма может не знать из значения.

Не забывайте про “Subject”.


Выбираете такой “Subject” чтобы и получателю было все ясно о чем будет идти речь в письме.

РЕГИСТРАЦИЯ


Просто и бесплатно. Зарегистрируйся прямо сейчас и воспользуйся преимуществами


Зарегистрировавшись в GencOL вы принимаете условия использования

Введите Ваш номер